ชุดดำเนินงานสำหรับผู้ดูแลองค์กร
ข้อควรทราบ: เอกสารนี้อธิบายขอบเขตบริการและแนวทางการดำเนินงานของ Check Point ไม่ใช่คำรับรองว่าการใช้ระบบทุกกรณีทำให้องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายครบถ้วนโดยอัตโนมัติ องค์กรยังคงเป็นผู้ตรวจสอบวัตถุประสงค์ ฐานกฎหมาย ระยะเวลาเก็บ และวิธีปฏิบัติจริงของตน
รายการที่องค์กรควรตรวจทบทวน
- ระบุชื่อผู้ควบคุมข้อมูล Privacy Contact และผู้รับผิดชอบเหตุละเมิด
- กำหนดวัตถุประสงค์และฐานกฎหมายแยกตามกิจกรรม: ลงเวลา รูป GPS บัญชี และรายงาน
- ให้ผู้มีอำนาจยอมรับ Terms และ DPA
- ใช้ Privacy Center เพื่อสร้างข้อความเริ่มต้นตามชื่อและการตั้งค่าขององค์กร จากนั้นตรวจและเผยแพร่เมื่อพร้อม
- กำหนด Access Matrix ว่าใครดู Evidence_Review และใครตัดสินรายการได้
- กำหนด Retention Schedule สำหรับ D1, Sheet, Drive, Log, Backup และบัญชี
- จัดทำ RoPA รายชื่อผู้ให้บริการช่วง กระบวนการใช้สิทธิ และ Incident Plan
- ทดสอบ Export, Restore, ยกเลิกบัญชี และการลบข้อมูล
สิ่งที่ห้ามนำขึ้นส่วนกลาง
ห้ามใส่ชื่อจริง อีเมล เบอร์โทร เลขบัตร เลขประกันสังคม รหัสพนักงานจริง ที่อยู่ ข้อมูลสุขภาพ ข้อกล่าวหา หรือข้อความอิสระที่อาจระบุตัวบุคคลในชื่อแสดงผล ทีม ตำแหน่งงาน และ Reason Code
แบบบันทึกฐานกฎหมาย
| กิจกรรม | วัตถุประสงค์ | ฐานที่พิจารณา | ความจำเป็น/ได้สัดส่วน | ผู้อนุมัติ |
|---|---|---|---|---|
| บันทึกเวลา | [กรอก] | [กรอก] | [กรอก] | [กรอก] |
| รูปหลักฐาน | [กรอก] | [กรอก] | [กรอก] | [กรอก] |
| GPS | [กรอก] | [กรอก] | [กรอก] | [กรอก] |
RoPA ขั้นต่ำ
บันทึกชื่อกิจกรรม บทบาท วัตถุประสงค์ ประเภทข้อมูล กลุ่มเจ้าของข้อมูล ผู้รับ/ผู้ให้บริการช่วง การโอนต่างประเทศ ระยะเวลาเก็บ มาตรการความปลอดภัย และเจ้าของกระบวนการ
คำขอใช้สิทธิ
- รับคำขอและออกเลขอ้างอิง
- ตรวจตัวตนโดยไม่เก็บข้อมูลเกินจำเป็น
- ค้นข้อมูลใน D1 และ Google Workspace ตามขอบเขต
- ประเมินข้อยกเว้นและตอบภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
- บันทึกผลและลบสำเนาทำงานเมื่อเสร็จ
เหตุละเมิด
- หยุดการรั่วไหลและรักษาหลักฐาน
- แจ้ง Privacy Contact และ HR-Lab ผ่านช่องทางที่กำหนด
- ประเมินประเภทข้อมูล จำนวนบุคคล ผลกระทบ และมาตรการลดความเสี่ยง
- ให้องค์กรประเมินหน้าที่แจ้งหน่วยงานกำกับ/เจ้าของข้อมูล
- บันทึก Timeline การตัดสินใจและการป้องกันซ้ำ
การเลิกใช้
Export รายงาน D1, ดาวน์โหลด Sheet/Drive, ยืนยันรายการค้างส่ง, ปิดบัญชี, ถอนสิทธิ์ผู้ดูแล, กำหนดวันลบส่วนกลาง และตรวจ Backup/สำเนาภายในตาม Retention Schedule